Möchte ein Unternehmen auch Schlüsselaufgaben - zum Beispiel eine der vier Schlüsselfunktionen - ausgliedern, muss zusätzlich ein Ausgliederungsbeauftragter benannt werden, der die Ausgliederung überwacht. Die Letztverantwortung der Geschäftsleitung für die ausgegliederte Funktion oder Versicherungstätigkeit kann jedoch nicht delegiert werden, sondern verbleibt immer im Unternehmen.

Weitere Anforderungen sind in den nachfolgenden Rechtsgrundlagen - ohne Anspruch auf Vollständigkeit - sowie Auslegungsentscheidungen aufgeführt.

In der Rubrik „Anlagen“ am Ende dieser Seite sind detaillierte Informationen zu der Einreichung von Anzeigen gemäß § 47 Nr. 8 und 9 VAG in Verbindung mit der Versicherungs-Ausgliederungsanzeigenverordnung (VersAusgl-AnzV) mit insbesondere den ergänzten Ausfüllhinweisen enthalten.

Zu beachtende Rechtsgrundlagen

Versicherungsaufsichtsgesetz

• § 23 Absatz 3,
• § 32,
• § 47 Nummer 8 und 9.

• § 234e (Ergänzende Vorschriften zur Ausgliederung bei Einrichtungen der betrieblichen Altersversorgung)

Für Solvency-II-Unternehmen:

• Delegierte Verordnung (EU) 2015/35

• Artikel 258 Absatz 2,
• Artikel 274.

Leitlinien zum Governance-System (EIOPA-BoS-14/253 DE)

• LL 14 und 60 bis 64.

Leitlinien zum Outsourcing an Cloud-Anbieter (EIOPA-BoS-20/002 DE)

Mehr zum Thema:

Rundschreiben

• Rundschreiben 2/2017 (VA) - Mindestanforderungen an die Geschäftsorganisation von Versicherungsunternehmen (MaGo)
• Rundschreiben 01/2020 (VA) Aufsichtsrechtliche Mindestanforderungen an die Geschäftsorganisation von kleinen Versicherungsunternehmen nach § 211 VAG (MaGo für kleine VU)
• Rundschreiben 10/2018 – Versicherungsaufsichtliche Anforderungen an die IT (VAIT)

Anzeigepflicht für die Absicht der Ausgliederung wichtiger Funktionen oder Versicherungstätigkeiten

Im Zusammenhang mit dieser Veröffentlichung ist auch das Rundschreiben 11/2023 (VA) - Fachliche Eignung und Zuverlässigkeit von Personen, die für Schlüsselfunktionen verantwortlich oder für Schlüsselfunktionen tätig sind, gemäß VAG zu beachten.

I. Anzeigepflicht

Für die Absicht, wichtige Funktionen oder Versicherungstätigkeiten auszugliedern, gilt ab dem 01.01.2016 gemäß § 47 Nummer 8 VAG eine unverzügliche Anzeigepflicht unter Vorlage des Vertragsentwurfs. Soweit vor dem 01.01.2016 die Absicht seitens des Unternehmens gefasst wurde, eine wichtige Funktion oder Versicherungstätigkeit auszugliedern, die Ausgliederung aber zum 01.01.2016 noch nicht erfolgt ist, ist unverzüglich eine Anzeige nach § 47 Nummer 8 VAG unter Vorlage des Vertragsentwurfs erforderlich.
Schlüsselfunktionen und selbst definierte Schlüsselaufgaben gelten immer als wichtig. Darüber hinaus sind in der Regel folgende Bereiche wichtige Funktionen oder Versicherungstätigkeiten:

• Vertrieb,
  
• Bestandsverwaltung,
• Leistungsbearbeitung,
• Berechnung der versicherungstechnischen Rückstellungen nach Solvabilität II und nach HGB bzw. die Reservierung nach HGB,
• Rechnungswesen,
• Vermögensanlage und –verwaltung,
• Elektronische Datenverarbeitung im Hinblick auf ihrerseits wichtige Funktionen und Versicherungstätigkeiten.

II. Anwendungsbereich

Die Anzeigepflicht gilt für alle inländischen Versicherungsunternehmen und Pensionsfonds sowie für alle Versicherungsgruppen, die ausschließlich aus inländischen Erst- und Rückversicherungsunternehmen bestehen, sowie Versicherungsgruppen mit Erst- oder Rückversicherungsunternehmen in anderen Mitglied- oder Vertragsstaaten gemäß § 7 Nummer 22 VAG, für die nach den in § 279 Absatz 2 VAG genannten Kriterien die Aufgabe der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde der BaFin zufällt. Inländische Niederlassungen von Versicherungsunternehmen aus Drittstaaten sind ebenfalls anzeigepflichtig.

III. Allgemeine Hinweise zu den Anzeigepflichten

Für eine eindeutige Zuordnung einer Anzeige und der erforderlichen Unterlagen ist als Verwendungszweck die vierstellige BaFin-Registernummer des betreffenden Unternehmens anzugeben.
Die Anzeige sowie alle beizufügenden Unterlagen sind in der Regel in deutscher Sprache einzureichen. Sie können nach Rücksprache mit der Aufsichtsbehörde auch in englischer Sprache vorgelegt werden. Falls erforderlich, kann die Aufsichtsbehörde auch zu einem späteren Zeitpunkt von dem Unternehmen eine autorisierte Übersetzung anfordern.
Das Anzeige-Schreiben ist mindestens von einer/einem Vertretungsberechtigten des Unternehmens unter Nennung ihrer/seiner Position zu unterzeichnen.

IV. Die Versicherungs-Ausgliederungsanzeigenverordnung

Mit dem Finanzmarktintegritätsstärkungsgesetz (FISG) wurde die Ermächtigungsgrundlage für eine Rechtsverordnung bzgl. näherer Bestimmungen über die nach dem VAG vorgesehenen Anzeigen der Ausgliederungen von Funktionen und Versicherungs-tätigkeiten in § 34 Absatz 3 VAG eingefügt. Zum 29.11.2022 ist die Verordnung über die Anzeigen von Versicherungsunternehmen und Pensionsfonds zur Ausgliederung von Funktionen und Versicherungstätigkeiten (Versicherungs-Ausgliederungsanzeigenverordnung – VersAusgl-AnzV) in Kraft getreten.

Als Konkretisierung der bestehenden Anzeigepflicht nach § 47 Nummer 8 VAG sind der Anzeige der Ausgliederungsabsicht ab dem 29.11.2022 gemäß § 2 Absatz 1 VersAusgl-AnzV weitere Informationen anzugeben. Zudem enthält § 3 VersAusgl-AnzV einen Katalog zu den nach § 47 Nummer 9 VAG nach Vertragsschluss anzuzeigenden wesentlichen Umständen in Bezug auf wichtige ausgegliederte Funktionen und Versicherungstätigkeiten.

Seit dem 29.11.2022 sind sowohl die Anzeigen über beabsichtigte Ausgliederungen (§ 47 Nummer 8 i.V.m. § 2 Absatz 1 VersAusgl-AnzV) als auch die Anzeigen über wesentliche nach Vertragsschluss eingetretene Änderungen (§ 47 Nummer 9 VAG i.V.m. § 3 Absatz 1 VersAusgl-AnzV) gemäß § 4 Absatz 1 VersAusgl-AnzV ausschließlich elektronisch über die Melde- und Veröffentlichungsplattform der BaFin einzureichen.

Nur Einrichtungen der betrieblichen Altersversorgung (EbAV) müssen zudem auch die beabsichtigte Ausgliederung sonstiger Tätigkeiten nach § 234e Absatz 3 und § 237 Abs. 1 Satz 1 VAG anzeigen.

Bei nach Vertragsschluss eingetretenen wesentlichen Umstände in Bezug auf wichtige ausgegliederte Funktionen und Versicherungstätigkeiten, die zum Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Verordnung bereits bestanden, sind gemäß § 3 Absatz 3 VersAusgl-AnzV bei der Anzeige zudem die Informationen nach § 2 Absatz 1 VersAusgl-AnzV anzugeben.

V. Anzeige wesentlicher nach Vertragsschluss eingetretener Umstände, die die Fortführung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens beeinträchtigen können („Schwerwiegende Vorfälle“)

Eine Ausnahme sind die Anzeigen nach § 47 Nummer 9 VAG i.V.m. § 3 Absatz 2 Vers-Ausgl-AnzV über solche wesentliche nach Vertragsschluss eingetretene Umstände, die die Fortführung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens beeinträchtigen können („Schwerwiegende Vorfälle“) und die gemäß § 4 Absatz 2 VersAusgl-AnzV in Textform über das auf der Internetseite der BaFin hinterlegte Meldetemplate per gesicherter E-Mail einzureichen sind. Im Falle eines schwerwiegenden Vorfalls im Rahmen von wichtigen Ausgliederungen im Sinne des § 47 Nummer 9 VAG i.V.m. § 3 Absatz 2 VersAusgl-AnzV ist dies der Aufsicht anzuzeigen. Hierfür füllen Sie bitte die in der Anlage bereitgestellte Excel-Datei aus.

Sofern Sie für die Auslagerung, auf die sich der Vorfall bezieht, bereits über eine Referenznummer der MVP verfügen, klicken Sie in Zeile 18/19 auf „ja“ und tragen Sie diese bitte dort ein. In diesem Fall müssen die rot hinterlegten Felder nicht ausgefüllt werden. Sollten Sie noch über keine Referenznummer zu dieser Auslagerung verfügen, klicken Sie bitte auf „nein“ und füllen Sie dann die von Rot auf Grün wechselnden Felder 20-29 aus.

Anschließend senden Sie diese Excel-Datei per gesicherter E-Mail an die BaFin ([email protected]). Im Betreff fügen Sie bitte den Namen Ihres Versicherungsunternehmens bzw. EbAV und Ihre achtstellige BaFin-ID oder Ihre vierstellige Register-Nummer ein. Das Feld „BAK“ ist für Versicherungsunternehmen/EbAV nicht einschlägig.

Für Rückfragen nutzen Sie bitte die E-Mail Adresse [email protected].

VI. Tabellarische Übersicht

Anzeigegegenstand	Adressat nach § 1 VersAusgl-AnzV	Normative Grundlage	Anzeigeprozess
Beabsichtigte Ausgliederung wichtiger Funktionen und Versicherungstätigkeiten	S-II VU und EbAV	§ 47 Nr. 8 i.V.m. § 2 Abs. 1 S. 1 VersAusgl-AnzV	Fachverfahren innerhalb der MVP gemäß § 4 Abs. 1 VersAusgl-AnzV
Beabsichtigte Ausgliederung sonstiger Tätigkeiten	EbAV	§ 47 Nr. 8 i.V.m. § 234e Abs. 3 und § 237 Abs. 1 S. 1 VAG i.V.m. § 2 Abs. 1 S 2 VersAusgl-AnzV	Fachverfahren innerhalb der MVP gemäß § 4 Abs. 1 VersAusgl-AnzV
Wesentliche nach Vertragsschluss eingetretene Um-stände	S-II VU und EbAV	§ 47 Nr. 9 i.V.m. § 3 Abs. 1 VersAusgl-AnzV	Fachverfahren innerhalb der MVP gemäß § 4 Abs. 1 VersAusgl-AnzV
Wesentliche nach Vertragsschluss eingetretene Umstände, die die Fortführung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens beeinträchtigen können („Schwerwiegende Vorfälle“)	S-II VU und EbAV	§ 47 Nr. 9 i.V.m. § 3 Abs. 2 VersAusgl-AnzV	Übermittlung über das auf der Internetseite der BaFin hinterlegte Meldetemplate per gesicherter E-Mail ([email protected]) gemäß § 4 Abs. 2 VersAusgl-AnzV

Informationen zum Meldeverfahren

Diese im Rahmen der Anzeigepflicht anzugebenden Informationen basieren auf den im Rahmen des FISG geschäftsbereichsübergreifend eingeführten Anzeigepflichten in den jeweiligen Aufsichtsgesetzen sowie den entsprechenden Anzeigenverordnungen und sind daher weitestgehend einheitlich gestaltet, d.h. unter teilweiser Verwendung der Terminologien des ZAG, KWG und KAGB Für die Erfüllung der Anzeigepflicht im Rahmen von Ausgliederungen nach VAG stellt die BaFin ein elektronisches Meldeverfahren zur Verfügung, das auf der Melde- und Veröffentlichungsplattform (MVP) der BaFin beruht. Anzeigen zur Absicht der Ausgliederung und zu wesentlichen Umständen sind ausschließlich über diese Plattform einzureichen. Hinweise zur Anwendung dieses Meldeformulars können Sie der Ausfüllhilfe in der Anlage entnehmen.

Die Anzeige ist von der anzeigeberechtigten Person (Melder) durchzuführen, die zunächst ein Registrierungsverfahren zu durchlaufen hat, das sich in drei Schritten vollzieht:

• Selbstregistrierung am MVP-Portal
  Der Melder muss sich als Nutzer am MVP-Portal registrieren, soweit er dort nicht bereits registriert ist.
  Diese Registrierung kann bereits jetzt durchgeführt werden.

• Freischaltung für das Meldeverfahren „Anzeige von Auslagerungen“ beantragen
  Innerhalb des MVP-Portals kann der Melder über einen Antrag die Freischaltung für das Meldeverfahren „Anzeige von Auslagerungen“ beantragen. Der Melder muss den Freischaltungsantrag ausfüllen und unterschrieben an folgende Adresse senden:
  

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht
GIT 2 – Anzeige von Auslagerungen
Graurheindorfer Str. 108
53117 Bonn

Alternativ kann die Meldung auch elektronisch übermittelt werden. Hierzu senden Sie bitte eine Mail mit den qualifiziert elektronisch signierten Dokumenten unter Nutzung folgender Struktur.

An: [email protected]
Betreff: Fachverfahrensfreischaltung „Anzeige von Auslagerungen“ z.Hd. von GIT 2

Weiterführende Informationen hierzu finden Sie hier.

• Benachrichtigung der BaFin

Der Melder wird über die erfolgreiche/nicht erfolgreiche Freischaltung für das Meldeverfahren „Anzeige von Auslagerungen“ informiert Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail, über die im MVP-Portal hinterlegte E-Mail-Adresse.

Sobald die Benachrichtigung über die erfolgreiche Freischaltung erfolgt ist, kann der Melder, ab dem 01.01.2022, die entsprechenden Anzeigen einreichen.

Zur Einreichung der Anzeigen über das MVP-Portal im Rahmen des vorgenannten Meldeverfahrens werden drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung gestellt (siehe Anlagen). Unternehmen sind jederzeit frei, zwischen diesen Methoden zu wählen:

1. Nutzung eines Web-Formulars
Im MVP-Portal wird ein Web-Formular zur Verfügung gestellt. Dieses kann von dem Melder online ausgefüllt werden kann.

2. Nutzung des Datei-Uploads
Der Melder hat die Möglichkeit, innerhalb des MVP-Portals eine Meldung manuell als XML-Datei hochzuladen.

3. Nutzung einer SOAP-Webservice-Schnittstelle
Durch die Nutzung einer SOAP-Webservice-Schnittstelle kann eine Meldung automatisch hochgeladen werden.
In allen drei Fällen werden die Anzeigen auf Konsistenz überprüft und anschließend an eine Meldedatenbank weitergeleitet. Der Melder erhält eine Benachrichtigung, in der ihm mitgeteilt wird, ob die Meldung erfolgreich übermittelt worden ist. In dieser Bestätigung wird eine ID mitgesendet. Diese ID ist bei späteren Anzeigen zu derselben Ausgliederung zu nutzen, um die Zuordnung der Meldung gewährleisten zu können. Falls bei der Überprüfung ein Fehler festgestellt wird, wird die Anzeige nicht an die Datenbank weitergeleitet: Der Fehler wird direkt im Response (Webservice) oder auf der Webseite (Formular) mitgeteilt.